GS1 Barkod Başvurusu

Ürünlerinizi doğru şekilde numaralandırın, GS1 barkod sistemine geçişinizi profesyonelce yönetin

Ürünlerinizin satış kanallarında, perakende sistemlerinde, e-ticaret platformlarında ve tedarik zincirinde doğru şekilde tanımlanabilmesi için ürünlerin benzersiz şekilde numaralandırılması gerekir.

GS1 sistemi, ürünlerin dünya genelinde benzersiz şekilde tanımlanmasını sağlayan standart bir numaralandırma sistemidir.

Ancak barkod almak yalnızca bir numara talep etmekten ibaret değildir.

Öncelikle işletmenin;

mevcut GS1 üyeliği → ürün çeşidi → GTIN ihtiyacı → firma önek kapasitesi → gerekli bilgi ve belgeler → başvuru → süreç takibi

birlikte değerlendirilmelidir.

Markazekai, ilk kez GS1 sistemine dahil olacak işletmelerin başvurusunu baştan sona yönetir. Daha önce GS1 üyeliği bulunan işletmelerde ise mevcut yapı üzerinden ihtiyaç duyulan barkod numarası işlemlerini gerçekleştirir.

GS1 barkod nedir?

GS1 sistemi, ürünlerin ve diğer ticari unsurların standartlara uygun şekilde benzersiz olarak tanımlanmasını sağlayan küresel bir sistemdir.

Ürünler için kullanılan GTIN (Global Trade Item Number), ürünün dünya çapında benzersiz şekilde tanımlanmasını sağlayan numaradır.

GS1 Türkiye tarafından işletmeye tahsis edilen Firma Önek Numarası (GCP), ürünler için oluşturulacak GTIN'lerin temelini oluşturur. Her yeni ürün çeşidi için benzersiz bir GTIN oluşturulması gerekir.

Bu nedenle işletmenin kaç ürün çeşidi için barkoda ihtiyaç duyacağını doğru belirlemek başvurunun en önemli aşamalarından biridir.

İlk kez GS1 barkod alacak işletmeler

İşletmenizin daha önce GS1 üyeliği bulunmuyorsa başvuru sürecini baştan sona yönetiyoruz.

Süreç;

İhtiyacın belirlenmesi → Ürün çeşitlerinin değerlendirilmesi → GTIN ihtiyacının belirlenmesi → Firma önek kapasitesinin belirlenmesi → Belgelerin hazırlanması → GS1 başvurusu → Süreç takibi → Elektronik barkod belgesinin teslimi

şeklinde ilerler.

Böylece işletmenin yalnızca başvuru formunu doldurmasına değil, doğru barkod yapısının oluşturulmasına da destek oluyoruz.

Daha önce GS1 barkod aldıysanız

Daha önce GS1 sistemine dahil olmuş işletmeler için yeniden baştan üyelik oluşturulması gerekmez.

Mevcut GS1 üyeliğiniz ve firma önekiniz üzerinden ihtiyaç duyulan işlemleri gerçekleştiriyoruz.

Mevcut yapınız incelenerek;

mevcut firma önekiniz,

mevcut ürün kapasiteniz,

kullanılan GTIN'ler,

yeni ürün ihtiyacınız

değerlendirilebilir.

İhtiyacın mevcut kapasite içerisinde karşılanıp karşılanamayacağı kontrol edilir.

Gerekli olması hâlinde ek numara işlemleri de değerlendirilebilir. GS1 Türkiye, mevcut üyelerin çevrimiçi sistem üzerinden ek numara başvurusu yapabildiğini belirtmektedir.

Kaç adet barkoda ihtiyacınız olduğunu nasıl belirliyoruz?

Bu noktada yalnızca bugün sattığınız ürün sayısına bakmak yeterli değildir.

Ürünlerin ticari olarak farklılaşan özellikleri de dikkate alınmalıdır.

Örneğin bir ürünün;

farklı boyutu,

farklı aroması,

farklı özelliği,

farklı paket yapısı

varsa bunların her biri farklı ürün çeşidi olarak değerlendirilebilir.

Örneğin:

3 farklı boyut × 3 farklı aroma × 3 farklı özellik × 3 farklı paket

=

81 farklı ürün çeşidi

Bu durumda ihtiyaç duyulan GTIN sayısı da buna göre değerlendirilir.

GS1 Türkiye'nin sisteminde her yeni ürün çeşidi için benzersiz GTIN oluşturulması gerektiği belirtilmektedir.

Firma önek numarası neden önemlidir?

GS1 Türkiye, işletmenin ihtiyaç duyduğu ürün çeşidi sayısına göre farklı basamak uzunluklarında Firma Önek Numarası tahsis etmektedir. Güncel sistemde bu yapı 1 üründen 100.000 ürüne kadar farklı kapasitelere göre değişmektedir.

Firma Önek Basamak Sayısı

Ürün Çeşidi Kapasitesi

12

1

11

1–10

10

1–100

9

1–1.000

8

1–10.000

7

1–100.000

Bu nedenle işletmenin gelecekteki ürün portföyünün de mümkün olduğunca doğru değerlendirilmesi önemlidir.

Amaç yalnızca bugün için yeterli bir numara kapasitesi belirlemek değil, işletmenin gerçek ihtiyacına uygun yapı oluşturmaktır.

Ciro neden başvuruda dikkate alınıyor?

GS1 başvurusunda işletmenin cirosu, hizmetimizin fiyatı olarak değil, GS1 sistemindeki başvuru ve üyelik koşullarının belirlenmesinde kullanılan işletme bilgileri kapsamında dikkate alınır.

Başvurularda işletmenin ciro durumu farklı kategoriler üzerinden değerlendirilir.

Örneğin;

0–100 bin TL

100 bin–1 milyon TL

1–10 milyon TL

10–50 milyon TL

50–100 milyon TL

100 milyon TL ve üzeri

gibi ciro kategorileri bulunmaktadır.

Bu bilgi, işletmenin GS1 başvuru profilinin ve ilgili sistem koşullarının belirlenmesinde kullanılan bir kriterdir.

Dolayısıyla bunu:

“Markazekai'nin barkod fiyatı”

olarak değil,

“GS1 başvurusunda işletmenin değerlendirilmesinde kullanılan firma bilgisi”

olarak düşünmek gerekir.

GS1 Türkiye'nin başvuru dokümanlarında da sisteme giriş koşulları ve ilgili ücretlerin firma cirosu ile ürün çeşidi gibi kriterlerle bağlantılı olduğu görülmektedir.

Markazekai hizmet sayfasında herhangi bir fiyat veya ücret tablosu paylaşılmamaktadır.

GS1 barkod başvurusu için hangi belgeler gerekir?

Başvuru şekline ve işletmenin durumuna göre gerekli belgeler değişebilir.

İlk başvurularda genel olarak;

GS1 sistem üyelik taahhütnamesi,

faaliyet belgesi,

gelir/kurumlar vergisi beyannamesi veya ilgili mali belge,

yeni kurulmuş işletmeler için kuruluş durumunu gösteren belge,

gerekli firma ve yetkili bilgileri

gibi belgeler gündeme gelebilir.

GS1 Türkiye'nin güncel başvuru belgelerinde de faaliyet belgesi, taahhütname ve ciroyu gösteren mali belgeler başvuru kapsamında yer almaktadır. Online başvurularda ayrıca basılı başvuru formu gerekmeyebilmektedir.

Başvuru öncesinde işletmenizin durumuna göre gerekli belgeleri size bildiriyoruz.

GS1 başvuru dosyasını ne kadar sürede hazırlıyoruz?

Gerekli bilgi ve belgelerin eksiksiz şekilde tarafımıza ulaştırılması hâlinde GS1 başvuru dosyasını 2–4 iş günü içerisinde hazırlıyoruz.

Eksik veya hatalı bilgi ve belge bulunması hâlinde hazırlık süresi bunların tamamlanmasına bağlı olarak değişebilir.

Bu nedenle başvuru öncesinde belgelerin doğru ve eksiksiz hazırlanması önemlidir.

Barkod görselini siz hazırlıyor musunuz?

Hayır.

Markazekai olarak GTIN/barkod numarası işlemlerini gerçekleştiriyoruz.

Barkodun grafiksel görselini veya ambalaj tasarımını hazırlamıyoruz.

Bu nedenle hizmet kapsamımızı açık şekilde ayırıyoruz:

GS1 başvurusu ve barkod numarası işlemleri → Markazekai

Barkodun grafiksel tasarımı / ambalaj tasarımı → ayrı tasarım çalışması

Bu ayrım, müşterinin hizmet kapsamını baştan doğru anlamasını sağlar.

GS1 başvurusu yapıldıktan sonra süreç takip ediliyor mu?

Evet.

Başvuru işlemi gerçekleştirildikten sonra GS1 tarafındaki süreci takip ediyoruz.

Başvurunun tamamlanmasının ardından müşteriye ilgili bilgiler e-posta yoluyla iletilir ve elektronik barkod belgesi ulaştırılır.

Böylece hizmet yalnızca başvurunun sisteme gönderilmesiyle sınırlı kalmaz.

GS1 üyeliği sonrasında yıllık ödeme takibi yapıyor musunuz?

Hayır.

GS1 üyeliğinin devamına ilişkin yıllık kullanım bedeli sürecinde ödeme doğrudan GS1 tarafından işletmeye bildirilir ve faturalandırılır.

Müşteri, GS1 tarafından kendisine iletilen yıllık ödeme yükümlülüğünü kendisi takip eder.

Ödeme gerçekleştirildiği sürece GS1 sistem üyeliği ve buna bağlı kullanım devam eder.

Bu nedenle Markazekai'nin hizmet kapsamı:

Başvuru → Numara işlemi → Süreç takibi → Elektronik belge teslimi

ile sınırlıdır.

Yıllık kullanım bedelinin takibi ve ödenmesi müşterinin sorumluluğundadır.

GS1 başvurusu nasıl ilerliyor?

1. Mevcut durumu belirliyoruz

İlk kez mi başvurulacak, mevcut GS1 üyeliği var mı kontrol ediyoruz.

2. Ürün yapısını değerlendiriyoruz

Kaç farklı ürün çeşidi bulunduğunu ve gelecekteki ihtiyacı değerlendiriyoruz.

3. GTIN ihtiyacını belirliyoruz

Ürünlerin farklı boyut, aroma, özellik ve paket yapılarını dikkate alıyoruz.

4. Firma önek kapasitesini değerlendiriyoruz

İhtiyaç duyulan ürün çeşidine göre uygun firma önek yapısının belirlenmesine yardımcı oluyoruz.

5. Firma bilgilerini değerlendiriyoruz

Başvuru için gerekli firma ve mali bilgileri kontrol ediyoruz.

6. Belgeleri hazırlıyoruz

GS1 başvurusu için gerekli belgeleri topluyor ve başvuru dosyasını hazırlıyoruz.

7. Başvuruyu gerçekleştiriyoruz

İlk kez GS1 alacak işletmelerde süreci baştan sona yürütüyoruz.

Mevcut GS1 üyeliği olan işletmelerde ise mevcut yapı üzerinden gerekli işlemleri gerçekleştiriyoruz.

8. Süreci takip ediyoruz

Başvurunun sonuçlanmasına kadar süreci takip ediyoruz.

9. Barkod bilgilerini teslim ediyoruz

İşlem tamamlandığında müşteriye e-posta ve elektronik barkod belgesi ulaştırılır.

Markazekai GS1 Barkod Başvurusunda ne yapar?

İlk kez başvuru yapan işletmeler için:

Ürün ihtiyacını değerlendiririz.

GTIN ihtiyacını belirleriz.

Firma önek kapasitesini değerlendiririz.

Gerekli belgeleri belirleriz.

Başvuru dosyasını hazırlarız.

GS1 başvurusunu gerçekleştiririz.

Süreci takip ederiz.

Elektronik barkod belgesini müşteriye iletiriz.

Mevcut GS1 üyeleri için:

Mevcut GS1 yapısını kontrol ederiz.

Mevcut kapasiteyi değerlendiririz.

Yeni ürün ihtiyaçlarını inceleriz.

Gerekli GTIN/barkod numarası işlemlerini gerçekleştiririz.

Süreci takip ederiz.

İşlem tamamlandığında elektronik belgeleri müşteriye iletiriz.

GS1 barkod başvurusunda dikkat edilmesi gerekenler

Barkod başvurusunda en sık yapılan hatalardan biri, “Her ürün için bir barkod yeterlidir.” şeklinde düşünmektir.

Oysa ürünün ticari olarak farklılaşan özellikleri yeni bir GTIN ihtiyacı doğurabilir.

Örneğin:

100 gram çilekli ürün

ile

500 gram çilekli ürün

aynı ürün çeşidi olarak değerlendirilmez.

Benzer şekilde farklı aroma, özellik veya paket yapıları da GTIN ihtiyacını değiştirebilir.

Bu nedenle barkod başvurusundan önce ürün portföyünün doğru analiz edilmesi önemlidir.

Barkod ve GTIN aynı şey midir?

Tam olarak aynı şey değildir.

GTIN, ürünün benzersiz tanımlama numarasıdır.

Barkod ise bu numaranın makine tarafından okunabilir biçimde sembolleştirilmiş hâlidir.

Markazekai'nin hizmet kapsamı, öncelikle GS1 üyelik ve GTIN/barkod numarası işlemleridir.

Grafiksel barkod görselinin hazırlanması hizmet kapsamımızda değildir.

GS1 barkod başvurusu neden profesyonel destek gerektirebilir?

İlk bakışta barkod almak basit bir numara alma işlemi gibi görünebilir.

Ancak işletmenin;

kaç ürün çeşidine sahip olduğu,

ürünlerin hangi özelliklerle farklılaştığı,

paketleme seviyeleri,

mevcut GS1 üyeliği,

mevcut firma önekinin kapasitesi,

gerekli belgeleri,

başvuru yapısının

doğru değerlendirilmesi gerekir.

Yanlış kapasite belirlemek veya ürün çeşitlerini yanlış sınıflandırmak ileride yeni barkod ihtiyacının doğmasına neden olabilir.

Markazekai bu nedenle başvuruyu yalnızca “form doldurma” olarak değil, işletmenin ürün yapısının doğru şekilde değerlendirilmesi olarak ele alır.

Markazekai'nin yaklaşımı

Barkod başvurusunda ilk sorumuz:

“Kaç barkod istiyorsunuz?”

değildir.

Önce:

“Kaç farklı ürününüz var?”

Sonra:

“Bu ürünler hangi özelliklerle birbirinden ayrılıyor?”

Ardından:

“Mevcut GS1 yapınız var mı?”

ve:

“İhtiyacınız olan GTIN kapasitesi nedir?”

sorularını değerlendiriyoruz.

Sonrasında başvuru dosyasını hazırlıyor, GS1 sürecini yürütüyor ve işlem tamamlandığında elektronik barkod belgesini müşteriye iletiyoruz.

Ürünleriniz için doğru GS1 barkod yapısını birlikte oluşturalım.